หลังจากที่บริษัทผู้พัฒนาได้ส่งมอบงานงวดแรก ซึ่งเน้นการวางโครงสร้างโครงการ (Project Structure) และการจัดเตรียมระบบโครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure) ของระบบ e-Form เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทางบริษัทได้นำตัวต้นแบบระบบ (Prototype / Mockup) ที่พัฒนาขึ้นจากการรวบรวมความต้องการ (Requirement) ในช่วง 2 เดือนที่ผ่านมา มานำเสนอในรูปแบบการสาธิตระบบจริง (Live Demo) ในวันศุกร์ที่ 15 พฤษภาคม 2569 โดยมี รอง ผอ.สพร.สปช.ทร. เป็นประธานในพิธีเปิดการประชุมเพื่อรับฟังความคิดเห็นจากผู้ใช้งานและผู้เกี่ยวข้องทุกภาคส่วน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ช่วง ในช่วงเวลา 09.00 – 12.00 น. เป็นช่วงพิธีเปิด และประธานกล่าวในภาพรวม ซึ่งผลจากการระดมสมองและหารือในรายละเอียดของโมดูลการจัดการความรู้ (KM) ได้นำไปสู่ประเด็นปรับปรุงเชิงเทคนิคและกระบวนการทำงานที่สำคัญ ดังที่จะกล่าวในเนื้อหาหลักต่อไป
💻 บทเนื้อหาหลัก
จากการนำเสนอตัวต้นแบบระบบ e-Form ในส่วนของโมดูล KM (ประกอบด้วยแบบประเมิน KMA และ BP) ที่ประชุมได้ร่วมกันพิจารณาและมีมติเห็นชอบในการปรับปรุงระบบให้สอดคล้องกับแนวปฏิบัติราชการและโครงสร้างองค์กร ดังนี้
1. การบริหารจัดการผู้ใช้งาน (User Management) และการรักษาความปลอดภัย
- การตั้งบัญชีผู้ใช้งานตามตำแหน่ง: เนื่องจากบุคลากรของ ทร. มีการโยกย้ายบ่อยในแต่ละปี ที่ประชุมจึงเห็นควรให้กำหนดสิทธิ์การเข้าใช้งาน (Username/Email) ผูกตามตำแหน่งหรือหน่วยงานราชการ แทนการใช้อีเมลจริงของตัวบุคคล เพื่อความสะดวกในการส่งต่อสิทธิ์และบริหารจัดการของทีม IT
- การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล: ระบบจะล็อกการมองเห็นข้อมูลตามสิทธิ์ โดยผู้ใช้งานในระดับหน่วยงานจะเห็นและแก้ไขได้เฉพาะเอกสารของหน่วยงานตนเองเท่านั้น ส่วนผู้ตรวจประเมินจะเห็นเฉพาะเอกสารที่ตนได้รับมอบหมาย และ “แอดมินระบบ” จะสามารถมองเห็นภาพรวมได้ทั้งหมด
2. กระบวนการทำงานและขั้นตอนการอนุมัติ (Workflow)
- ระดับหน่วยงาน (User & Approver): เจ้าหน้าที่ผู้จัดทำข้อมูลของแต่ละหน่วยงาน (จากทั้งหมด 40 หน่วยงาน) จะเข้ามากรอกข้อมูลคำตอบในระบบ โดยระบบจะถูกตั้งค่าให้ล็อกการแก้ไขโดยอัตโนมัติเมื่อเลยกำหนดส่งรายงาน (Deadline) จากนั้นจะส่งต่อให้หัวหน้าหน่วยงาน (Approver) ตรวจสอบเพื่อกด “อนุมัติ” หรือ “ปฏิเสธ (ตีกลับ)” เมื่ออนุมัติแล้วข้อมูลจะถูกส่งเข้าสู่ระบบส่วนกลาง
- ระดับผู้ตรวจประเมิน (Evaluator): ในแต่ละหน่วยงานจะถูกประเมินโดยกลุ่มผู้ตรวจประเมินจำนวน 3 ท่าน ซึ่งต่างคนต่างกรอกคะแนน (Scorecard) โดยไม่เห็นคะแนนของกันและกัน เพื่อความโปร่งใสและป้องกันการลอกคะแนน ระบบจะนำคะแนนจากทั้ง 3 ท่านมาหาค่าเฉลี่ยโดยอัตโนมัติ
- ขั้นตอนฉันทามติ (Consensus): เพิ่มฟังก์ชันพิเศษในขั้นตอนการพิจารณาของคณะกรรมการ โดยแอดมินสามารถบันทึก “คะแนนปรับแก้ไข” แยกต่างหากรายข้อ พร้อมช่องแนบเอกสารชี้แจงการซ่อมฟอร์ม เพื่อให้ระบบคำนวณคะแนนสุทธิใหม่ และเก็บบันทึกประวัติการแก้ไขข้อมูล (Audit Trail) ไว้สำหรับตรวจสอบย้อนหลัง
3. การปรับปรุงหน้าจอการใช้งาน (UI) และเอกสารรายงาน
- การแสดงผลเกณฑ์การประเมิน: ในหน้าจอการกรอกข้อมูลของหน่วยงาน ระบบจะแสดง “แนวทางการให้คะแนน (Guideline 1-5)” ควบคู่ไปด้วย เพื่อให้หน่วยงานทราบเงื่อนไขในการทำคะแนนระดับสูงสุด
- การปรับโครงสร้างระบบคะแนน: ปรับเปลี่ยนฟิวด์ “คะแนนเต็ม” ให้เป็น “ค่าถ่วงน้ำหนัก” ตามมาตรฐาน TQA และให้ผู้ตรวจเลือกจาก “ระดับคุณภาพ (Scale 1-5)” แทนการกรอกคะแนนดิบ
- ข้อจำกัดการแนบไฟล์: ปรับปรุงให้สามารถแนบไฟล์หลักฐานประกอบการประเมินแยกเป็นรายข้อคำถามได้ โดยจำกัดไม่เกิน 5 ไฟล์ต่อข้อ เพื่อป้องกันปัญหาเซิร์ฟเวอร์เต็ม
- รูปแบบเอกสารมาตรฐาน: กำหนดให้ระบบและการพิมพ์รายงาน (Print Format PDF) ใช้ ตัวเลขสากล (อารบิก) ทั้งหมด และใช้ฟอนต์ TH Sarabun ขนาด 16 และ 18 (ตัวหนา) ตามรูปแบบงานสารบรรณราชการ
📌 บทสรุป
การนำเสนอตัวต้นแบบระบบ e-Form (โมดูล KM) ในครั้งนี้ ประสบความสำเร็จในการรับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะเชิงลึกจากผู้ใช้งานจริง นำไปสู่การตัดสินใจปรับปรุงระบบที่สำคัญ ทั้งการบริหารจัดการผู้ใช้งานผ่านการระบุตำแหน่ง การปรับปรุง Workflow ให้มีความยืดหยุ่นในขั้นตอน “ฉันทามติ” และการเก็บประวัติการปรับคะแนน ตลอดจนการปรับ UI ให้รองรับการแนบไฟล์รายข้อและการใช้ฟอนต์มาตรฐานราชการ หลังจากนี้ ทีมผู้พัฒนาจะเร่งดำเนินงานแก้ไข Bug และปรับฟังก์ชันต่างๆ เพื่อเตรียมส่งมอบงานงวดที่ 2 ภายในวันที่ 25 และปิดโครงการงวดสุดท้ายในสิ้นเดือนหน้า โดยมีแผนที่จะจัดกิจกรรมทดลองใช้งานระบบ (ซ้อมมือ) แก่หน่วยงานต่างๆ เพื่อสร้างความพร้อมและความคุ้นเคยในการก้าวสู่การทำงานรูปแบบดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบต่อไป
💬 คำถามเพื่อการมีส่วนร่วม (Engagement Questions)
- ในฐานะผู้ใช้งานระบบ ท่านคิดว่าการตั้งชื่อผู้ใช้งาน (Username) แยกตามชื่อตำแหน่งแทนชื่อบุคคล จะช่วยลดปัญหาในการส่งมอบงานและการบริหารจัดการข้อมูลในช่วงโยกย้ายประจำปีได้มากน้อยเพียงใด?
- การจำกัดการแนบไฟล์หลักฐานประกอบรายข้อคำถามไว้ที่ไม่เกิน 5 ไฟล์ เพียงพอต่อการอ้างอิงข้อมูลของหน่วยงานท่านหรือไม่ หรือมีข้อคำถามใดที่จำเป็นต้องใช้ไฟล์มากกว่านี้?
- ท่านมีความคิดเห็นอย่างไรกับขั้นตอน “ฉันทามติ” ที่ระบบจะแยกช่อง “คะแนนปรับขึ้น/ซ่อมฟอร์ม” พร้อมบันทึกประวัติการแก้ไขแยกต่างหาก ท่านคิดว่าวิธีนี้ช่วยเพิ่มความโปร่งใสและการตรวจสอบย้อนหลังได้ดีขึ้นหรือไม่?
ขอให้พลังสถิตย์อยู่กับท่าน