1. Hook & Preview
ในยุคที่ทุกองค์กรเร่งขับเคลื่อนสู่การเป็น “องค์กรดิจิทัล” ข้อมูลและเอกสารราชการเปรียบเสมือนสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุด ทว่าความท้าทายที่แท้จริงไม่ใช่การขาดแคลนข้อมูล แต่คือ “เราจะจัดการและเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างไรในเวลาที่ต้องการที่สุด?” สำนักงานปลัดบัญชีทหารเรือ (สปช.ทร.) ได้เล็งเห็นถึงความสำคัญนี้ จึงเป็นที่มาของการพลิกโฉมการทำงานครั้งสำคัญ ผ่านการถอดบทเรียนการสร้างระบบ “iShare“ (อยู่ในช่วงพัฒนา) คลังเอกสารกลางที่จะเข้ามาเปลี่ยนผ่านระบบเอกสารแบบดั้งเดิม สู่ศูนย์กลางข้อมูลที่รวดเร็ว มั่นคง และมีประสิทธิภาพ
2. The Pain Point
หากมองย้อนกลับไปในกระบวนการทำงานรูปแบบเดิมของ สปช.ทร. เอกสารราชการจำนวนมาก ทั้งหนังสือสั่งการ แผนงาน รายงาน และเอกสารประกอบการประชุม เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการแล้ว มักจะถูกจัดเก็บแบบกระจัดกระจาย (Data Silos) บ้างอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ บ้างถูกจัดเก็บแยกเป็นแฟ้มเอกสารของแต่ละกอง หรือถูกส่งต่อกันผ่านแอปพลิเคชัน LINE ซึ่งก่อให้เกิดข้อจำกัดและปัญหารุนแรง 4 ประการ:
- การสืบค้นที่ล่าช้า: เมื่อผู้บังคับบัญชาต้องการเรียกดูเอกสารย้อนหลังอย่างเร่งด่วน เจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลาค้นหาข้ามระบบ หรือต้องรอประสานงานกับผู้รับผิดชอบโดยตรง
- ความเสี่ยงต่อการสูญหาย: ข้อมูลในแอปพลิเคชันแชตมีวันหมดอายุ หรือไฟล์อาจเสียหายเมื่อมีการเปลี่ยนย้ายอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
- ความซ้ำซ้อนของข้อมูล: ข้อมูลจัดเก็บไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เกิดเอกสารหลายเวอร์ชันจนสร้างความสับสน
- ข้อจำกัดในการสนับสนุนการตัดสินใจ: เมื่อข้อมูลไม่พร้อมใช้งานในทันที ประสิทธิภาพในการนำข้อมูลไปวิเคราะห์หรือประกอบการประชุมของผู้บังคับบัญชาก็ลดลง
3. Strategy & Execution
จุดเปลี่ยนสำคัญเกิดขึ้นในห้วง เม.ย.69 ในการประชุมภายในของ กองสารสนเทศจัดการทรัพยากร (กสทจ.สปช.ทร.) ทาง ผู้อำนวยการกองสารสนเทศจัดการทรัพยากร (ผอ.กสทจ.ฯ) ได้จุดประกายและนำเสนอแนวคิดเชิงรุกเพื่อแก้ปัญหาระบบเอกสารของ สปช.ทร. อย่างยั่งยืน
แนวคิดดังกล่าวถูกผลักดันให้กลายเป็น โครงการนำร่อง (Pilot Project) สำคัญ โดยมอบหมายให้ทีมพัฒนา (Team Dev) ซึ่งเป็นกำลังพลสายเทคโนโลยีของ กสทจ.สปช.ทร. ได้ลงมือลงแรงในการออกแบบและพัฒนา Coding ระบบขึ้นมาด้วยตนเอง ถือเป็นโอกาสครั้งสำคัญในการเสริมสร้างทักษะ ขีดความสามารถด้านเทคโนโลยีภายในหน่วยงาน (In-house Development) และสร้างนวัตกรรมที่ตอบโจทย์วัฒนธรรมองค์กรได้อย่างแท้จริง
4. The Result & Future
การระดมสมองและเริ่มต้นพัฒนาในครั้งนั้น ได้กลายเป็นสารตั้งต้นในการสร้าง “Single Source of Truth” หรือแหล่งจัดเก็บข้อมูลหนึ่งเดียวที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ของ สปช.ทร. นี่คือโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลที่จะเข้ามาเปลี่ยนผ่านการทำงานของกำลังพล จากการจมอยู่กับกองเอกสารและการค้นหาที่ไร้ทิศทาง สู่การเข้าถึงข้อมูลที่แม่นยำเพียงไม่กี่คลิก พร้อมรองรับการเติบโตสู่องค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-Driven Organization) ในอนาคตอย่างมั่นคง
💬 ชวนคิด ชวนคุย: มาร่วมแชร์ไอเดียกันครับ!
เพื่อร่วมเป็นส่วนหนึ่งในการพัฒนาระบบงานของเราให้ดียิ่งขึ้น กสทจ.สปช.ทร. ขอเชิญชวนกำลังพลร่วมแสดงความคิดเห็นผ่านคอมเมนต์ด้านล่างนี้:
- ❓ ในการทำงานที่ผ่านมา คุณเคยใช้เวลานานที่สุดกี่ชั่วโมง/กี่วัน ในการตามหาเอกสารเก่าเพื่อนำมาใช้ประกอบการทำงานหรือจัดประชุม?
- ❓ ปัญหาเรื่องเอกสารกระจัดกระจายหรือไฟล์หมดอายุใน LINE ส่งผลกระทบต่อความรวดเร็วในการทำงานของคุณอย่างไรบ้าง?
- ❓ คุณคิดว่า “คลังเอกสารกลาง (iShare)” ที่ค้นหาง่ายและปลอดภัย จะเข้ามาช่วยลดขั้นตอนหรือเพิ่มความสะดวกในการปฏิบัติงานประจำวันของคุณในเรื่องใดมากที่สุด?
โปรดติดตามตอนต่อไป… ในตอนที่ 2 เราจะมาเจาะลึกถึง “แนวคิดการออกแบบระบบ iShare ปรับระบบหลังบ้าน โดยไม่เปลี่ยนกระบวนงานเดิม” ที่จะทำให้คุณรู้ว่า ระบบนี้ถูกสร้างมาเพื่อช่วยแบ่งเบาภาระของเจ้าหน้าที่ได้อย่างไร!
Talk is cheap. Show me the code.