ep1-โครงการ ONC-Assets เพื่อเปลี่ยนจากการเก็บข้อมูลสินทรัพย์ใน Excel มาเป็นระบบบริหารจัดการผ่าน Web-Base

---

ในการสร้างระบบจัดการสินทรัพย์สำหรับองค์กรที่มีความซับซ้อนของข้อมูล (เช่น มีประวัติการสำรวจรายปี ข้อมูลการเงิน และรายละเอียดทางเทคนิค) การใช้ตารางเดียวแบบเดิม (Flat Table) จะทำให้ระบบขยายตัวยาก ดังนั้น กสทจ.ฯ จึงเริ่มจากการวางโครงสร้างฐานข้อมูลใหม่ให้เป็นมาตรฐาน (Normalization) และเตรียมเครื่องมือใน Web-Base เพื่อรองรับข้อมูลที่ผ่านการจัดระเบียบแล้ว

ใน ep1-จะบอกเล่าวิธีการดำเนินการ เพื่อเป็น KM ในการพัฒนาระบบต่อ ๆ ไป และเป็น Pilot Project ที่พัฒนาขึ้นมาใช้เองในองค์กร

ขั้นตอนที่ดำเนินการไปแล้ว

1. การทำ Data Normalization (โดยแยกข้อมูล Excel ที่เป็น Flat Table ให้แยกออกเป็น 5 ตาราง) ซึ่งได้แยกไฟล์ต้นฉบับซึ่งเป็น excel (Test-Assets.xlxs)

1. Assets.xlsx (ตารางหลัก): เก็บข้อมูลเฉพาะตัวของสินทรัพย์ เช่น ชื่อ, ยี่ห้อ, รุ่น, เลขทะเบียน
2. AssetFinances.xlsx (ข้อมูลการเงิน): เก็บข้อมูลการจัดซื้อ ราคา วันที่ได้มา เลขที่ PO และสัญญา เพื่อใช้คำนวณค่าเสื่อมราคา
3. AssetAssignments.xlsx (การครอบครอง): เก็บข้อมูลผู้ถือครองและสถานที่ตั้งในปัจจุบัน
4. AssetLogs-Surveys.xlsx (ประวัติการสำรวจ): (สำคัญ) ปรับข้อมูลการสำรวจปี 67, 68, 69 จากแนวนอนมาเป็นแนวตั้ง เพื่อให้เก็บประวัติการตรวจนับย้อนหลังได้ไม่จำกัดปี
5. Categories.xlsx (หมวดหมู่): เก็บมาสเตอร์ข้อมูลประเภทสินทรัพย์และอายุการใช้งานตามระเบียบ
6. สร้าง Schema-Data เพื่อให้ Team Coding นำไปศึกษา

2. การเตรียมระบบ WordPress (Infrastructure)

เพื่อให้ ONCBlog ขยายขีดความสามารถ ซึ่งทำงานได้มากกว่าแค่ Blog เราได้กำหนดเครื่องมือหลัก 2 ตัวที่จะใช้ในการพัฒนา:

1. การติดตั้ง Custom Post Type UI (CPT UI): เพื่อสร้างเมนู “สินทรัพย์ (Assets)” แยกออกมาจากเมนูเขียนบทความปกติ เป็นการสร้าง “บ้าน” ให้กับข้อมูลพัสดุ
2. การติดตั้ง Advanced Custom Fields (ACF): เพื่อสร้าง “ช่องกรอกข้อมูล” (Fields) ให้ตรงกับคอลัมน์ใน Excel เช่น ช่องใส่เลข S/N, ช่องเลือกวันที่ซื้อ หรือช่องระบุราคา

---

ขั้นตอนที่จะดำเนินการต่อจากนี้ หลังจากที่เรามีทั้ง “ข้อมูลที่จัดระเบียบแล้ว” และ “เครื่องมือพร้อมใช้” ขั้นตอนถัดไปที่เราจะทำร่วมกันคือ:

1. การออกแบบ Field ใน ACF: ซึ่งจะช่วยกำหนดว่าแต่ละคอลัมน์จาก 5 ไฟล์ Excel ควรตั้งชื่อ Field ใน ACF ว่าอะไร และใช้ประเภทข้อมูลแบบไหน (เช่น วันที่, ตัวเลข, หรือข้อความ)
2. การเตรียมนำเข้าข้อมูล (Data Import): วางแผนการนำข้อมูลจาก Excel ทั้ง 5 ไฟล์ เข้าสู่ระบบ Web-Base โดยใช้วิธีที่รวดเร็ว (Bulk Import) ไม่ต้องคีย์ทีละรายการ
3. การเขียน Logic เสริม (Coding with Snippets): เริ่มพัฒนาฟังก์ชันพิเศษ เช่น ระบบคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์อัตโนมัติ และหน้า Dashboard สำหรับสรุปยอดรวมสินทรัพย์ตามหน่วยงาน

ใน episode ต่อไป เราจะมาเริ่มกันออกแบบ Field ใน ACF เพื่อสร้างหน้าจอรับข้อมูลให้สมบูรณ์ครับ เพื่อรองรับการ coding ต่อไป โปรดติดตาม ครับ โดยครั้งต่อไปจะแนะนำ มือ Coding ของ กสทจ.ฯ ให้รับทราบต่อไป