จาก 2 ตอนที่ผ่านมา เราได้ถอดบทเรียนเรื่อง “ต้นทุนลิขสิทธิ์” ที่เป็นเหมือนสนิมเกาะกินงบประมาณ และข้อจำกัดของระบบยักษ์ใหญ่อย่าง “GFMIS” ที่อาจไม่คล่องตัวสำหรับหน้างานจริงกันไปแล้ว วันนี้ใน ตอนที่ 3 เราจะหันกลับมามอง “ภายในบ้าน” ของเราเองครับ ปัญหาที่ดูเหมือนเล็กแต่เป็นเรื่องใหญ่ระดับช้างตายทั้งตัว นั่นคือปัญหา “Silo Data” หรือการที่ต่างหน่วย ต่างคนต่างทำ ต่างคนต่างเก็บข้อมูล จนระบบงานของเรากลายเป็นเกาะแก่งที่กระจัดกระจาย โดยเฉพาะกรณีศึกษาของระบบบริหารงบประมาณ (BMIS) ที่เกิดขึ้นด้วยความหวังดี แต่ต้องเผชิญชะตากรรมของการ “อยู่อย่างโดดเดี่ยว” (Standalone)
ส่วนที่ 1: ปฐมบทแห่งการเปลี่ยนแปลง (The Genesis of Transformation)
จุดประสงค์: ปูพื้นฐานปัญหาเดิม (Pain Points) และวิสัยทัศน์ใหม่
ตอนที่ 3/80: กำแพงที่มองไม่เห็น: ปัญหา Silo Data เมื่อต่างหน่วย ต่างคนต่างทำ
เมื่อกองทัพเรือตัดสินใจยกเลิกระบบ On-Premise ERP เดิม เพื่อลดภาระค่าใช้จ่าย สำนักงานปลัดบัญชีทหารเรือ (สปช.ทร.) ได้ทำหน้าที่เปรียบเสมือน “ห้องเครื่อง” ทางการเงิน พัฒนาระบบ BMIS (Budget Management Information System) ขึ้นมาเพื่อประคองสถานการณ์ ให้สามารถบริหารงบประมาณภาพรวมของกองทัพต่อไปได้
แต่ด้วยข้อจำกัดทางเทคโนโลยีในขณะนั้น ทำให้ BMIS จำเป็นต้องทำงานแบบ Standalone คือเก่งอยู่คนเดียว ไม่ได้เชื่อมต่อกับใคร ปัญหานี้สะท้อนภาพรวมของ “Silo Data” ในกองทัพเรือได้ชัดเจน ดังนี้ครับ:
1. กับดัก “ต่างคนต่างสร้าง” (Fragmented Systems)
- สถานการณ์: กรมกำลังพลมีระบบ HRMISS, กรมพลาธิการมีระบบพัสดุ, และ สปช.ทร. มีระบบ BMIS
- ปัญหา: ระบบเหล่านี้เปรียบเสมือนตึกสูงที่ไม่มีสะพานเชื่อมหากัน ข้อมูลพัสดุที่ซื้อมา (Supply) ไม่วิ่งไปตัดยอดเงินในระบบงบประมาณ (Budget) โดยอัตโนมัติ และข้อมูลกำลังพล (HR) ก็ไม่เชื่อมโยงกับงบเงินเดือนในทันที
- ผลกระทบ: เจ้าหน้าที่ต้องทำงานหนักขึ้น 3 เท่า ในการนำข้อมูลชุดเดียวกันไปกรอกใน 3 ระบบที่แตกต่างกัน
2. วิกฤตความน่าเชื่อถือของข้อมูล (Data Integrity Crisis)
- เมื่อข้อมูลไม่ได้ถูกส่งหากันแบบ Real-time จึงเกิดคำถามโลกแตกเวลาประชุมว่า “ตัวเลขของใครถูก?”
- ฝ่ายงบประมาณบอกเหลือเงิน 1 ล้านบาท แต่ฝ่ายจัดซื้อบอกว่าใช้ไปหมดแล้ว (แต่เอกสารยังเดินไปไม่ถึง) ความคลาดเคลื่อนนี้ (Time Lag) เกิดจากการที่ระบบ BMIS ไม่ได้ Interface กับ GFMIS หรือ e-GP ทำให้การวางแผนงบประมาณมีความเสี่ยงที่จะผิดพลาด
3. BMIS กับภารกิจที่ต้องไปต่อ (The Evolution needed)
- แม้ BMIS จะช่วยแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี แต่การไม่เชื่อมต่อกับ GFMIS และไม่ได้เชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ของ ทร. ทำให้เราต้องใช้คนจำนวนมากในการ “Key ข้อมูลข้ามระบบ”
- กองสารสนเทศจัดการทรัพยากร (กสทจ.สปช.ทร.) จึงเล็งเห็นว่า เราไม่สามารถปล่อยให้ BMIS โดดเดี่ยวต่อไปได้ แนวคิดการพัฒนาแบบ “บูรณาการ” จึงเกิดขึ้น
- โมเดลต้นแบบจาก สวทช.: เรามองไปที่ความสำเร็จของ สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) ที่นำ Odoo Open ERP มาใช้จัดการระบบบริหารงานองค์กรที่ซับซ้อนได้สำเร็จ กสทจ.สปช.ทร. จึงมีแนวคิดนำ Odoo มาเป็น “หัวใจดวงใหม่” เพื่อเชื่อมโยงทุก Silo เข้าด้วยกัน ให้ข้อมูลไหลเวียนเป็นหนึ่งเดียว (Single Source of Truth)
บทสรุป
ปัญหา Silo Data ไม่ใช่ความผิดของใคร แต่เป็นร่องรอยของการพัฒนาในช่วงเปลี่ยนผ่าน ระบบ BMIS เดิมได้ทำหน้าที่ของมันอย่างดีที่สุดแล้วในยุคนั้น แต่ในยุค AI Era เราต้องการระบบที่ “คุยกันรู้เรื่อง”
กสทจ.สปช.ทร. จึงมุ่งมั่นที่จะนำเทคโนโลยี Open ERP (Odoo) มาใช้ เพื่อทลายกำแพงระหว่างหน่วยงาน เปลี่ยนจากระบบต่างคนต่างทำ มาเป็นระบบนิเวศข้อมูลเดียวกัน เพื่อให้การบริหารงบประมาณ โปร่งใส รวดเร็ว และแม่นยำ ตามหลักธรรมาภิบาลข้อมูล (Digital Governance) อย่างแท้จริงครับ
(อ้างอิง: แผนแม่บทการพัฒนา ทร. ด้านการบริหารจัดการ 2560 – 2580 และ กรณีศึกษา Odoo สวทช.)
คำถามชวนคิด
- ในหน่วยงานของท่าน มี “ไฟล์ Excel เทพ” ที่มีแค่คนเดียวในหน่วยรู้เรื่อง และถ้าคนนั้นลา ข้อมูลนั้นจะหายไปหรือไม่?
- ท่านเคยต้องรอ “รายงานสรุป” จากหน่วยอื่นนานหลายวัน ทั้งที่ถ้าระบบเชื่อมกัน ท่านควรรู้ได้ใน 1 วินาที หรือไม่?
- ท่านเห็นด้วยหรือไม่? ถ้าระบบใหม่จะบังคับให้กรอกข้อมูลแค่ครั้งเดียว แล้วข้อมูลวิ่งไปหาบัญชี การเงิน และพัสดุ โดยอัตโนมัติ
ติดตามตอนต่อไป
เมื่อข้อมูลยังแยกส่วนกันอยู่ (Silo) สิ่งที่น่ากลัวที่สุดไม่ใช่แค่คนทำงานลำบาก แต่มันคือ “ความมืดบอด” ของผู้บริหาร ในตอนหน้า Ep.4/80 เราจะไปเจาะลึกเรื่อง “ผลกระทบของ Silo Data ต่อการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชา” เมื่อนายสั่งซ้าย แต่ข้อมูลจริงควรไปขวา ความเสี่ยงนี้แก้ไขได้อย่างไร? ห้ามพลาดครับ!
Talk is cheap. Show me the code.