ในปัจจุบัน การขับเคลื่อนองค์กรด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศถือเป็นปัจจัยสำคัญในการเพิ่มขีดความสามารถและประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายการก้าวสู่ความเป็นรัฐบาลดิจิทัลและการพัฒนาสู่การเป็นสำนักงานอัจฉริยะ (Smart Office) ทางหน่วยงานได้ตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารจัดการทรัพยากรส่วนกลาง โดยเฉพาะ “ห้องประชุม” ซึ่งเป็นกลไกสำคัญในการขับเคลื่อนภารกิจต่างๆ ให้ลุล่วง
เดิมทีการจองห้องประชุมอาจประสบปัญหาความล่าช้าในขั้นตอนงานธุรการ การทับซ้อนของตารางเวลา หรือความคลาดเคลื่อนของข้อมูลเอกสาร ระบบจองห้องประชุมออนไลน์ (ONC Booking System) จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว โดยมุ่งเน้นการลดขั้นตอนการทำงาน ลดการใช้กระดาษ (Paperless) และสร้างความโปร่งใสในการตรวจสอบสถานะการจองแบบเรียลไทม์ ระบบนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่กำลังพลทุกระดับชั้น สามารถเข้าถึงข้อมูลและดำเนินการจองห้องประชุมได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และมีมาตรฐานเดียวกัน ทั้งยังรองรับการแนบเอกสารบันทึกข้อความประกอบการพิจารณา เพื่อให้การอนุมัติเป็นไปอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ในระบบเดียว
ขั้นตอนการใช้งานระบบจองห้องประชุม (ONC Booking System)
เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ ขอให้ผู้ใช้งานปฏิบัติตามขั้นตอนดังต่อไปนี้:
1. การตรวจสอบตารางการใช้งานห้องประชุม ก่อนดำเนินการจอง ผู้ใช้งานควรตรวจสอบความว่างของห้องประชุมผ่านปฏิทินกลางของระบบ เพื่อป้องกันการจองซ้อนทับและวางแผนเวลาได้อย่างเหมาะสม
- เข้าสู่หน้าเว็บไซต์และไปที่เมนู “บริการ-สื่อสาร” เลือก “ปฏิทินการจองห้องประชุม & ระบบ Zoom”
- ระบบจะแสดงสถานะการจองในรูปแบบปฏิทินรายเดือน
- เมื่อตรวจสอบวันว่างของการใช้ห้องประชุมแล้ว ทำการ กรอกแบบฟอร์มออนไลน์ ไปที่ระบบจองห้องประชุม
สามารถตรวจสอบได้ที่ https://oncblog.navy.mi.th/onc-calendar/category/meeting-room-bookings/
2. การลงทะเบียนจองห้องประชุม เมื่อได้วันและเวลาที่ต้องการแล้ว ให้ดำเนินการกรอกข้อมูลผ่านแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้:
กรอกแบบฟอร์มเพื่อลงทะเบียนการจองห้องประชุมได้ที่ https://oncblog.navy.mi.th/meeting-room-booking-system/
- เข้าสู่ระบบ: ผู้ใช้งานจำเป็นต้องเข้าสู่ระบบ (Login) เพื่อยืนยันตัวตนก่อนการใช้งาน
- กรอกรายละเอียด: ระบุข้อมูลสำคัญให้ครบถ้วน ได้แก่
- หัวข้อการประชุม: ระบุชื่อเรื่องการประชุมให้ชัดเจน
- วันและเวลา: เลือกวันเริ่มต้นและสิ้นสุดการประชุมให้ถูกต้อง
- สถานที่: เลือกห้องประชุมที่ต้องการใช้งาน หรือเลือกระบบประชุมออนไลน์ (Zoom) หากเป็นการประชุมทางไกล
- ข้อมูลผู้ติดต่อ: ระบุสังกัดและเบอร์โทรศัพท์ภายใน เพื่อให้เจ้าหน้าที่ดูแลระบบสามารถติดต่อประสานงานได้กรณีฉุกเฉิน
3. การแนบเอกสารประกอบ (สำคัญ) เพื่อให้การพิจารณาอนุมัติเป็นไปตามระเบียบงานสารบรรณ ระบบรองรับการแนบไฟล์ดิจิทัลเพื่อใช้แทนการส่งเอกสารกระดาษ
- ไฟล์เอกสาร (PDF): ท่านสามารถแนบไฟล์บันทึกข้อความขอใช้ห้องประชุม หรือระเบียบวาระการประชุม เพื่อให้ผู้มีอำนาจตรวจสอบรายละเอียด
- ไฟล์รูปภาพ: กรณีมีแผนผังการจัดห้อง หรือรายละเอียดเพิ่มเติมที่เป็นภาพประกอบ สามารถแนบไฟล์รูปภาพได้เช่นกัน
4. การติดตามสถานะการจอง หลังจากส่งข้อมูลเข้าระบบแล้ว ผู้จองสามารถติดตามผลการพิจารณาได้ด้วยตนเองผ่านหน้าปฏิทินหรือหน้ารายละเอียดกิจกรรม โดยสังเกตจากสัญลักษณ์สีแสดงสถานะ ดังนี้:
- 🟡 สีเหลือง (รออนุมัติ): หมายถึง ระบบได้รับข้อมูลแล้ว อยู่ระหว่างรอเจ้าหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องและอนุมัติ
- 🟢 สีเขียว (อนุมัติแล้ว): หมายถึง การจองสมบูรณ์ ได้รับสิทธิ์ในการใช้ห้องประชุมตามวันและเวลาดังกล่าว
- 🔴 สีแดง (ยกเลิก): หมายถึง รายการจองถูกปฏิเสธหรือยกเลิก (อาจเนื่องมาจากมีการใช้ห้องประชุมเร่งด่วน หรือเอกสารไม่ครบถ้วน)
5. การแก้ไขข้อมูลและการเข้าถึงรายละเอียด หากผู้จองต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล หรือต้องการดาวน์โหลดเอกสารที่เคยแนบไว้ สามารถดำเนินการได้ดังนี้:
- คลิกที่หัวข้อการประชุมในปฏิทิน ระบบจะแสดง “กล่องรายละเอียดการจอง” ซึ่งประกอบด้วย ข้อมูลผู้จอง สถานะ และปุ่มสำหรับดาวน์โหลดไฟล์แนบ
- หากต้องการแก้ไข (เช่น เปลี่ยนเบอร์โทรศัพท์ หรือแนบไฟล์ใหม่) ให้กดปุ่ม “แก้ไขข้อมูลการจอง” (เฉพาะเจ้าของเรื่อง) ระบบจะนำท่านไปสู่หน้าแก้ไข ซึ่งจะอนุญาตให้ปรับปรุงรายละเอียดได้ ยกเว้นวันและเวลา เพื่อรักษาลำดับคิวการจอง
บทสรุป
การนำระบบจองห้องประชุมออนไลน์ (ONC Booking System) มาประยุกต์ใช้ในหน่วยงาน ไม่เพียงแต่เป็นการอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานประจำวันเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงวิสัยทัศน์ในการบริหารจัดการที่เน้นความคุ้มค่าและความโปร่งใส ระบบนี้ช่วยให้ข้อมูลการใช้ทรัพยากรถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ สามารถนำมาวิเคราะห์สถิติการใช้งานเพื่อวางแผนงบประมาณและการซ่อมบำรุงในอนาคตได้อย่างแม่นยำ
นอกจากนี้ การแยกฟังก์ชันการทำงานที่ชัดเจนระหว่าง “ระบบจองห้องประชุม” และ “ระบบแจ้งซ่อม” ยังช่วยให้ข้อมูลมีความถูกต้อง ไม่สับสน ลดภาระงานธุรการที่ซ้ำซ้อน และสร้างมาตรฐานใหม่ให้กับการปฏิบัติงานราชการที่รวดเร็ว ตรวจสอบได้ และมีประสิทธิภาพ จึงขอความร่วมมือให้กำลังพลทุกท่านใช้งานระบบดังกล่าวให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อร่วมกันขับเคลื่อนองค์กรสู่ความทันสมัยอย่างยั่งยืน